برنامهریزی روزانه؛ چطور برنامهای بنویسیم که واقعاً انجامش بدهیم؟
چطور برنامهریزی روزانهای بنویسیم که واقعاً انجامش بدهیم؟ از اولویتبندی و مدیریت زمان تا ساخت عادتهای بهتر، در این مقاله یک روش ساده و واقعی برای برنامهریزی روزانه را بررسی میکنیم.
احتمالاً برای شما هم پیش آمده که صبح با یک عالمه کار در ذهنتان بیدار شوید؛ باید یک ایمیل مهم بفرستید، ورزش کنید، خرید خانه را انجام دهید، به کاری که چند روز است عقب انداختهاید برسید، کتاب بخوانید و شاید هم بالاخره برای دیدن دوستی که مدتهاست ندیدهاید وقت پیدا کنید.
اما روز شروع میشود، کارها یکییکی از راه میرسند و ناگهان میبینید شب شده؛ بدون اینکه دقیقاً بدانید وقتتان کجا رفته است.
اینجاست که برنامهریزی روزانه میتواند تفاوت بزرگی ایجاد کند.
نه به این معنی که تکتک دقیقههای روزمان را پر کنیم یا دائماً در حال کار کردن باشیم. اتفاقاً یک برنامه خوب باید برای استراحت، تفریح، خانواده، دوستان، کتاب خواندن و حتی گاهی هیچ کاری نکردن هم جا داشته باشد.
برنامهریزی قبل از هر چیز یعنی بدانیم قرار است با زمانی که داریم چه کار کنیم.
و شاید سادهترین نقطه شروع آن فقط یک کار باشد:
نوشتن.
من هم وقت اضافه ندارم؛ فقط کارهایم را مینویسم
سالهاست تقریباً هر روز کارهایم را مینویسم و وقتی انجامشان میدهم، کنارشان تیک میزنم.
راستش لذت همین تیک زدن گاهی آنقدر زیاد است که انگار یک دستاورد جدی و بزرگ در زندگیام داشتهام.
اما این کار را فقط برای این انجام نمیدهم که آدم منظمتری به نظر برسم.
کارهایم را مینویسم چون میخواهم بدانم واقعاً قرار است با روزم چه کار کنم.
برای همین تقریباً همیشه شب قبل، کارهای روز بعد را مینویسم.
همین عادت ساده در طول سالها کمکم کرده برای ساختن یک کسبوکار وقت داشته باشم، بدون اینکه ورزش، رسیدگی به خودم، سلامتی یا تفریح همیشه به آخر فهرست زندگی منتقل شوند.
آشپزی، روتین پوستی، مرتب کردن خانه و کارهای روزمره هم بخشی از زندگیاند.
اما از آن طرف، برنامهریزی فقط برای بیشتر کار کردن نیست.
برای کتاب خواندن، فیلم دیدن، وقت گذراندن با دوستان، یاد گرفتن چیزهای جدید و حتی گاهی بیکار بودن هم باید در زندگی جا باز کنیم.
برای من یک تفاوت مهم وجود دارد:
وقتی کاری فقط در ذهنم باشد، هنوز یک «شاید» است.
اما وقتی آن را مینویسم، تبدیل به یک تصمیم میشود.
و خیلی وقتها همهچیز از همین نوشتن شروع میشود.
برنامهریزی روزانه دقیقاً چیست؟
وقتی درباره برنامهریزی صحبت میکنیم، ممکن است تصویر یک جدول شلوغ با ساعتهای دقیق و دهها کار مختلف در ذهنمان شکل بگیرد.
اما برنامهریزی روزانه مؤثر لزوماً پیچیده نیست.
در سادهترین شکل، یعنی قبل از شروع روز بدانیم:
- چه کارهایی باید انجام شوند؟
- کدام کارها مهمترند؟
- چه کارهایی بهتر است امروز انجام شوند؟
- چه کارهایی میتوانند به روز دیگری منتقل شوند؟
- و برای چیزهایی که خارج از کار برایمان مهماند، چقدر زمان داریم؟
هدف یک برنامه خوب این نیست که تمام ساعات روز را پر کند.
هدف این است که بین چیزهایی که برایمان مهم هستند، آگاهانه انتخاب کنیم.
اینجاست که مدیریت زمان هم معنای واقعیتری پیدا میکند.
ما نمیتوانیم تعداد ساعتهای روز را بیشتر کنیم، اما میتوانیم تصمیم بگیریم این ساعتها صرف چه چیزهایی شوند.
چرا بیشتر برنامههایی که مینویسیم اجرا نمیشوند؟
تقریباً همه ما حداقل یک بار برنامهای شبیه این برای خودمان نوشتهایم:
صبح زود بیدار شوم.
ورزش کنم.
صبحانه سالم بخورم.
کارهای عقبمانده را تمام کنم.
دو ساعت مطالعه کنم.
به چند نفر زنگ بزنم.
خانه را مرتب کنم.
زبان بخوانم.
فیلم ببینم.
و در پایان روز شاید حتی نصف آنها هم انجام نشده باشند.
مشکل لزوماً کمبود اراده یا بیانضباطی نیست.
اغلب مشکل این است که برای نسخهای خیالی از خودمان برنامه مینویسیم؛ کسی که هیچوقت خسته نمیشود، هیچ اتفاق پیشبینینشدهای برایش نمیافتد و برای هر کاری دقیقاً همانقدر زمان دارد که پیشبینی کرده است.
در حالی که یک برنامه خوب باید برای زندگی واقعی نوشته شود.
زندگیای که در آن ممکن است جلسه طول بکشد، ترافیک باشد، انرژی نداشته باشیم یا یک کار ساده دو برابر چیزی که تصور میکردیم زمان ببرد.
پس اولین اصل برنامهریزی روزانه این است:
کمتر بنویسید، اما واقعیتر.
۱. همه کارها را از ذهنتان بیرون بیاورید
یکی از خستهکنندهترین کارها این است که دائماً تلاش کنیم هر چیزی را که باید انجام دهیم در ذهنمان نگه داریم.
باید قبض را پرداخت کنم.
باید به فلانی پیام بدهم.
باید فلان فایل را بفرستم.
باید خرید کنم.
باید وقت دکتر بگیرم.
باید آخر هفته به آن کار عقبافتاده برسم.
هرکدام از این کارها بخشی از توجه ما را اشغال میکنند.
یکی از سادهترین قدمها برای داشتن نظم شخصی این است که همه این کارها را از ذهنتان بیرون بیاورید و جایی ثبت کنید.
روی یک کاغذ، در یک دفتر برنامهریزی یا داخل یک اپلیکیشن؛ فرقی نمیکند.
مهم این است که دیگر مجبور نباشید همه چیز را به خاطر بسپارید.
ذهنتان جای فکر کردن است، نه انبار کردن لیست کارها.
۲. به جای ده کار مهم، سه کار واقعاً مهم انتخاب کنید
اگر در لیست کارهای روزانه شما ۱۵ مورد وجود داشته باشد، احتمالاً همه آنها اهمیت یکسانی ندارند.
هر روز از خودتان بپرسید:
اگر امروز فقط سه کار بتوانم انجام دهم، کدام سه کار بیشترین اهمیت را دارند؟
همین سؤال ساده میتواند بخش بزرگی از سردرگمی روزانه را از بین ببرد.
سه کار اصلی را مشخص کنید و بقیه کارها را در اولویت بعدی قرار دهید.
به این ترتیب، پاسخ دادن به چند پیام یا انجام یک کار کوچک و فوری جای کاری را نمیگیرد که واقعاً در رسیدن به اهدافتان مؤثر است.
این همان مهارتی است که به آن اولویتبندی کارها میگوییم.
گاهی افزایش بهرهوری به معنی انجام کارهای بیشتر نیست؛ به معنی انجام کارهای درستتر است.
۳. کارهای روزانه را به هدفهای بزرگتر وصل کنید
یکی از مشکلات برنامهریزی این است که ممکن است خیلی زود تبدیل به فهرستی از کارهای پراکنده شود:
خرید.
ایمیل.
جلسه.
تماس.
ورزش.
مرتب کردن خانه.
اما در کنار این کارهای روزمره باید گاهی از خودمان بپرسیم:
من دارم به سمت چه چیزی حرکت میکنم؟
اینجاست که هدفگذاری وارد برنامهریزی میشود.
اگر هدف شما یاد گرفتن یک زبان جدید است، باید جایی در برنامه هفتگی یا روزانه برای آن وجود داشته باشد.
اگر میخواهید سلامت بهتری داشته باشید، ورزش نمیتواند کاری باشد که فقط در صورت داشتن وقت اضافه انجامش میدهید.
اگر میخواهید کسبوکاری بسازید، باید بخشی از برنامهتان به حرکت دادن آن رو به جلو اختصاص پیدا کند.
هدفهایی که هیچ جایی در برنامه ما ندارند، معمولاً فقط آرزو باقی میمانند.
۴. برنامه هفتگی را قبل از برنامه روزانه ببینید
برنامهریزی فقط مربوط به امروز نیست.
گاهی اگر تنها روی یک روز تمرکز کنیم، تصویر بزرگتر را از دست میدهیم.
برای همین برنامهریزی هفتگی میتواند مکمل بسیار خوبی برای برنامه روزانه باشد.
مثلاً در ابتدای هفته از خودتان بپرسید:
مهمترین کار این هفته من چیست؟
برای سلامتیام چه کاری میخواهم انجام دهم؟
با چه کسی دوست دارم وقت بگذرانم؟
چه چیزی میخواهم یاد بگیرم؟
آیا زمانی برای خودم کنار گذاشتهام؟
بعد میتوانید این موارد را بین روزهای مختلف تقسیم کنید.
در این حالت برنامه روزانه دیگر فهرستی تصادفی از کارها نیست؛ بخشی از یک مسیر بزرگتر است.
۵. برای تمام ساعات روز برنامه نریزید
یکی از اشتباهات رایج در برنامهریزی این است که فکر کنیم هر فضای خالی در روز باید با یک فعالیت پر شود.
۹ تا ۱۰ این کار.
۱۰ تا ۱۱ کار بعدی.
۱۱ تا ۱۲ جلسه.
۱۲ تا ۱۳ مطالعه.
۱۳ تا ۱۴ ورزش.
اما زندگی تقریباً هیچوقت دقیقاً مطابق چنین جدولهایی حرکت نمیکند.
بهتر است بخشی از روز را عمداً خالی بگذارید.
این فضای خالی میتواند برای عقب افتادن کارها، اتفاقهای غیرمنتظره، استراحت یا حتی تغییر نظر شما باشد.
یک برنامه انعطافپذیر معمولاً خیلی بیشتر از یک برنامه بینقص اما غیرواقعی اجرا میشود.
۶. کارهای کوچک را هم بنویسید
شاید فکر کنید نوشتن کارهایی مثل:
ورزش
خرید میوه
مرتب کردن اتاق
روتین پوستی
تماس با یک دوست
زیادی ساده است.
اما زندگی ما فقط از پروژههای بزرگ تشکیل نشده است.
بخش بزرگی از کیفیت زندگی نتیجه همین کارهای کوچک و تکرارشونده است.
بهخصوص در مسیر توسعه فردی، کارهای کوچک معمولاً از تصمیمهای بزرگ مهمترند.
کتابی که هر روز چند صفحه میخوانید.
ورزشی که چند بار در هفته انجام میدهید.
چند دقیقهای که هر شب برای برنامه فردا کنار میگذارید.
اینها همان کارهایی هستند که در طول زمان تبدیل به نتیجه میشوند.
۷. نوشتن روی کاغذ میتواند برنامه را واقعیتر کند
برای بعضی آدمها هیچ چیز جای نوشتن با دست را نمیگیرد.
باز کردن دفتر، نوشتن تاریخ، مشخص کردن چند کار اصلی و تیک زدن آنها در پایان روز یک ریتم مشخص ایجاد میکند.
ضمن اینکه وقتی برنامه روی کاغذ جلوی چشمتان است، کمتر بین نوتیفیکیشنها و اپلیکیشنهای مختلف حواستان پرت میشود.
-400x300.png)
اگر شما هم از آن دسته آدمهایی هستید که نوشتن روی کاغذ کمک میکند افکارتان مرتبتر شود، داشتن یک دفتر با ساختار مشخص میتواند برنامهریزی را سادهتر کند. دفتر برنامهریزی روز برای همین طراحی شده که کارهای روزانه، اولویتها، هدفها و چیزهایی که برای خودتان مهماند، همه یک جا باشند.
۸. از برنامهریزی برای ساختن عادت استفاده کنید
اگر کاری قرار است مرتب تکرار شود، بهتر است هر بار درباره انجام دادن یا ندادنش تصمیم نگیرید.
اینجاست که عادتسازی اهمیت پیدا میکند.
مثلاً اگر تصمیم گرفتهاید سه روز در هفته ورزش کنید، بهتر است روزهای مشخصی برای آن داشته باشید.
اگر میخواهید بیشتر کتاب بخوانید، میتوانید زمانی ثابت در روز را به مطالعه اختصاص دهید.
اگر میخواهید هر شب برنامه فردایتان را بنویسید، انجام آن در یک ساعت مشخص کمک میکند کمکم به بخشی طبیعی از روتین زندگی تبدیل شود.
وقتی یک فعالیت جای ثابتی در برنامه پیدا میکند، انجام دادنش انرژی ذهنی کمتری میخواهد.
۹. برنامه روز بعد را شب قبل بنویسید
یکی از سادهترین عادتهایی که میتوانید امتحان کنید همین است:
قبل از خواب چند دقیقه وقت بگذارید و کارهای فردا را بنویسید.
این کار دو مزیت مهم دارد.
اول اینکه صبح دقیقاً میدانید روزتان را از کجا شروع کنید.
دوم اینکه لازم نیست از همان ابتدای روز انرژی ذهنیتان را صرف تصمیم گرفتن درباره کارها کنید.
میتوانید ساختار بسیار سادهای داشته باشید:
سه کار اصلی فردا
۱.
۲.
۳.
کارهای دیگر
برای خودم
- ورزش
- مطالعه
- استراحت
- دیدن یک دوست
- فیلم
- یا هر چیزی که برایتان مهم است
همین ساختار ساده برای شروع کافی است.
۱۰. انجام کارها را تیک بزنید
شاید کوچک به نظر برسد، اما دیدن یک علامت تیک کنار کاری که انجام شده احساس بسیار خوبی ایجاد میکند.
یک کار از حالت:
«باید انجامش بدهم»
خارج میشود و تبدیل میشود به:
«انجام شد.»
برای من همین بخش یکی از لذتبخشترین قسمتهای برنامهریزی است.
وقتی چند هفته یا چند ماه بعد برنامههای قبلیتان را نگاه میکنید، تازه متوجه میشوید چه تعداد کار کوچک در کنار هم انجام دادهاید.
کارهایی که شاید هرکدام بهتنهایی مهم به نظر نمیرسیدند، اما کنار هم بخشی از زندگی شما را ساختهاند.
۱۱. اگر با موبایل راحتترید، برنامه را همیشه همراه خودتان داشته باشید
همه دوست ندارند دفترشان را همه جا همراه داشته باشند.
بعضیها ترجیح میدهند برنامه روزانه، کارها و یادآوریهایشان همیشه داخل موبایلشان باشد.
مزیت یک اپ پلنر این است که برنامه را هر زمان که لازم باشد میتوانید ببینید، تغییر دهید یا چیزی به آن اضافه کنید.
این روش بهخصوص برای کسانی مناسب است که در طول روز برنامهشان زیاد تغییر میکند یا دوست دارند کارهایشان همیشه همراهشان باشد.
-400x300.png)
اگر برنامهریزی دیجیتال برایتان راحتتر است، اپ پلنری روز میتواند همان منطق ساده برنامهریزی را همیشه همراهتان نگه دارد؛ جایی برای ثبت کارها، مرتب کردن برنامه و اینکه وسط شلوغی روز فراموش نکنید واقعاً چه چیزهایی برایتان مهم بوده است.
۱۲. کارهای انجامنشده شکست نیستند
یکی از مهمترین بخشهای داشتن یک برنامه سالم این است که بدانیم با کارهای تیکنخورده چه کنیم.
قرار نیست هر چیزی که نوشتهایم حتماً همان روز انجام شود.
گاهی برنامهمان بیش از حد شلوغ بوده.
گاهی یک کار مهمتر پیش آمده.
گاهی انرژی نداشتهایم.
گاهی هم متوجه شدهایم یک کار اصلاً آنقدر که فکر میکردیم مهم نبوده است.
شب میتوانید برنامه را مرور کنید و درباره کارهای باقیمانده تصمیم بگیرید:
انجامش بدهم؟
به فردا منتقلش کنم؟
برای هفته بعد بگذارم؟
یا اصلاً حذفش کنم؟
برنامهریزی قرار نیست تبدیل به ابزاری برای سرزنش کردن خودمان شود.
قرار است کمک کند تصمیمهای بهتری بگیریم.
۱۳. برای زندگی برنامهریزی کنید، نه فقط برای کار
اگر از این مقاله فقط یک نکته را به خاطر بسپارید، شاید بهتر باشد همین باشد:
برنامهریزی فقط برای بیشتر کار کردن نیست.
اگر دفتر برنامه شما فقط از کار، جلسه، پروژه و مسئولیت پر شده باشد، بخشی از زندگی از قلم افتاده است.
برنامه خوب باید برای چیزهایی که حال ما را بهتر میکنند هم جا داشته باشد:
ورزش.
خواب.
آشپزی.
دوستها.
خانواده.
فیلم.
کتاب.
سفر.
یادگیری.
مراقبت از خود.
و حتی زمانی که هیچ کاری نمیکنیم.
هدف افزایش بهرهوری این نیست که بتوانیم تمام ۲۴ ساعت روز را به کار مفید تبدیل کنیم.
بهرهوری واقعی شاید این باشد که زمان و انرژیمان را طوری خرج کنیم که برای چیزهایی که واقعاً برایمان اهمیت دارند جا داشته باشیم.
یک نمونه ساده برنامهریزی روزانه
برنامهریزی لازم نیست پیچیده باشد.
برای مثال:
سه اولویت امروز
- تمام کردن کار اصلی پروژه
- ۴۵ دقیقه ورزش
- تماس با خانواده
کارهای دیگر
- پاسخ دادن به ایمیلها
- خرید خانه
- مرتب کردن میز
- هماهنگی یک قرار
برای خودم
- ۲۰ دقیقه کتاب
- دیدن یک قسمت از سریال مورد علاقهام
پایان روز
- امروز چه چیزی خوب پیش رفت؟
- چه چیزی را باید به فردا منتقل کنم؟
- امروز برای چه چیزی خوشحالم؟
همین چند خط میتواند شروع یک سیستم ساده برنامهریزی شخصی باشد.
از کجا شروع کنیم؟
اگر تا امروز برنامه منظمی نداشتهاید، لازم نیست از فردا یک سیستم پیچیده برای خودتان بسازید.
فقط امشب یک کاغذ، دفتر یا اپ برنامهریزی باز کنید.
سه کاری را که واقعاً دوست دارید فردا انجام شوند بنویسید.
اگر کار دیگری هم مهم است، زیر آن اضافه کنید.
و اگر چیزی مثل ورزش، کتاب، وقت گذراندن با یک دوست یا حتی استراحت برایتان اهمیت دارد، آن را هم بنویسید.
بعد فردا هر کاری را که انجام دادید تیک بزنید.
همین.
کمکم متوجه میشوید چه تعداد کار برای یک روز مناسب شماست، چه زمانی بیشترین انرژی را دارید، چه کارهایی دائماً عقب میافتند و چه چیزهایی واقعاً برایتان اهمیت دارند.
برنامهریزی یک مهارت است و مثل هر مهارت دیگری با انجام دادن بهتر میشود.
لازم نیست کامل باشید.
لازم نیست تمام برنامه اجرا شود.
فقط باید بدانید با روزتان چه میخواهید بکنید.
چون کاری که فقط در ذهنمان باقی میماند، هنوز یک «شاید» است.
اما وقتی آن را مینویسیم، تبدیل به یک تصمیم میشود.
و شاید خیلی از تغییرهای بزرگ زندگی دقیقاً از همین تصمیمهای کوچک شروع شوند.
سوالات متداول درباره برنامهریزی روزانه
بهترین روش برنامهریزی روزانه چیست؟
بهترین روش برنامهریزی روشی است که بتوانید به آن پایبند بمانید. برای شروع، سه اولویت اصلی روز را مشخص کنید، کارهای دیگر را زیر آن بنویسید و بخشی از زمانتان را هم برای اتفاقهای پیشبینینشده خالی نگه دارید.
برنامه روزانه را چه زمانی بنویسیم؟
برای بسیاری از افراد، نوشتن برنامه روز بعد در شب قبل روش مناسبی است. به این ترتیب صبح میدانید چه کارهایی در اولویت هستند و لازم نیست روزتان را با تصمیمگیری درباره اینکه «از کجا شروع کنم؟» آغاز کنید.
برای برنامهریزی دفتر بهتر است یا اپلیکیشن؟
هیچ جواب یکسانی برای همه وجود ندارد. اگر از نوشتن با دست لذت میبرید و تمرکز بیشتری روی کاغذ دارید، دفتر برنامهریزی میتواند انتخاب خوبی باشد. اگر میخواهید برنامه همیشه همراهتان باشد و بهراحتی آن را تغییر دهید، یک اپ پلنر ممکن است مناسبتر باشد.
اگر نتوانستیم همه کارهای برنامه را انجام دهیم چه کنیم؟
کارهای انجامنشده را مرور کنید و تصمیم بگیرید کدامیک باید به روز دیگری منتقل شوند و کدام را میتوان حذف کرد. انجام نشدن تمام کارهای برنامه به معنی شکست نیست؛ ممکن است فقط نشان دهد که برنامه بیش از ظرفیت واقعی روزتان بوده است.
برای برنامهریزی روزانه چند کار بنویسیم؟
تعداد مشخصی برای همه وجود ندارد، اما انتخاب سه کار اصلی در کنار چند کار فرعی روش خوبی برای شروع است. هرچه بیشتر برنامهریزی کنید، بهتر متوجه میشوید ظرفیت واقعی روزهای شما چقدر است.